Regulamin Wystawców Festiwalu Xmascon 2022
§1 Postanowienia ogólne
- Niniejszy Regulamin wraz z Załącznikami i Zgłoszeniem Wystawcy Xmascon 2022 stanowi umowę udziału w Festiwalu.
- Regulamin jest wydany przez organizatora Festiwalu Xmasscon 2022 (zwanym dalej: „Festiwalem”), tj. przez spółkę: RYUCON Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Biskupa Piotra Tomickiego 24/84, wpisaną do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie pod numerem KRS: 0000954195, (zwaną dalej: „Organizatorem”).
- Festiwal odbędzie się w dniach 10-11.12.2022 r.
- Teren Festiwalu – obiekt, w którym organizowany jest Festiwal, tj. Sportowa Szkoła Podstawowa nr 91, Osiedle Handlowe 4, 31-935 Kraków. Miejsce może zostać zmienione z ważnych powodów i podane do publicznej wiadomości do dnia 09.12.2022 r.
- Zgłaszający – każdy podmiot, który w terminie od 29.10.2022 r do 25.11.2022 r. wysłał Zgłoszenie Wystawcy Xmascon 2022 (zwanym dalej: „Zgłoszeniem”).
- Wystawca – każdy podmiot, który po wysłaniu zgłoszenia otrzymał od Organizatora potwierdzenie wynajęcia stoiska na Festiwalu.
- Współwystawca – podmiot, który za wiedzą i zgodą Wystawcy oraz po rejestracji swojej obecności u Organizatora współużytkuje z Wystawcą stoisko targowe oraz prezentuje własne towary lub usługi przy pomocy własnego personelu.
- Stoisko – przestrzeń wystawiennicza wraz ze wszystkimi dodatkowymi elementami (np. ławki, krzesła, przedłużacze itp.) wynajętymi przez Wystawcę od Organizatora.
- Identyfikator – opaska, której wzór ustala Organizator, umieszczona na czas trwania Festiwalu na ciele Wystawcy w miejscu umożliwiającym kontrolę jej obecności, wydawana przy wejściu na Teren Festiwalu. Z Identyfikatora może korzystać tylko jedna osoba, zakazane jest odstępowanie Identyfikatora bez zgody Organizatora. Uszkodzenie lub zerwanie Identyfikatora należy natychmiast zgłosić Organizatorowi, aby został wymieniony na nowy.
§2 Zgłoszenia
- Zgłoszenia Wystawców prowadzone są przez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej Festiwalu.
- Wysłanie zgłoszenia Stoiska jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
- Potwierdzenie przyjęcia Stoiska na Festiwalu następuje poprzez przesłanie przez Organizatora informacji potwierdzającej w formie maila na adres podany przez Zgłaszającego nie później niż do 27.11.2022 r.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy potwierdzenia zgłoszenia lub wynajęcia przestrzeni wystawienniczej bez podania przyczyny.
- Zgłaszający w Zgłoszeniu może wybrać dowolną ilość modułów wystawienniczych oraz zadeklarować chęć wynajęcia dodatkowych elementów wyposażenia, dodatkowych biletów wystawienniczych lub usług (w tym podpięcie stoiska do prądu) zgodnie z cennikiem.
- Zgłaszający może wynająć moduły artystyczne tylko w przypadku gdy cały asortyment Wystawcy może być zakwalifikowany jako rękodzieło m.in. oryginalne grafiki i ilustracje, przedmioty wytwarzane własnoręcznie oraz artystyczna działalność usługowa jak np. tatuowanie.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zastosowania rabatu na wynajmowane powierzchnie, wyposażenie, oraz usługi po indywidualnych ustaleniach z Wystawcą.
§3 Stoiska i przestrzeń wystawiennicza
- Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.
- Decyzję o rozmieszczeniu stoiska podejmuje organizator. Zmiana miejsca możliwa jest wyłącznie, jeśli Organizator wyrazi na to zgodę.
- Wystawca zobowiązuje się do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony, i nie narusza praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1062 ze zm.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz.U. z 2021 r. poz. 324 ze zm.). W razie naruszenia praw, o których mowa wyżej, Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich.
- Zabroniona jest sprzedaż:
a. broni w rozumieniu obowiązującej ustawy z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji (Dz.U. z 2020 r. poz. 284)
b. amunicji do wyżej wymienionych;
c. broni białej z wyjątkiem przedmiotów posiadających stępione krawędzie tj. noży, egzemplarzy broni białej, treningowej i replik broni improwizowanej, pod warunkiem, że są one przenoszone w sposób niestwarzający zagrożenia dla innych uczestników;
d. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych;
e. substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych.
f. alkoholu oraz środków psychoaktywnych - Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia oraz naruszających punkt 4 Regulaminu Wystawców, a także nawołujących do nienawiści lub popełnienia przestępstwa.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub przez elementy wyposażenia będące częścią stoiska Wystawcy.
- Wystawca ma prawo rozstawić własną zabudowę po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu w Zgłoszeniu i zatwierdzeniu projektu zabudowy przez Organizatora nie później niż do 27.11.2022 r.
- Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 888). Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników Festiwalu ani właściwych organów.
- Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). W związku z tym Wystawca zobowiązany jest podpisać z Organizatorem protokół przyjęcia oraz zdania stoiska.
- W przypadku niepodpisania protokołu zdawczego stoiska przed wyjazdem z Festiwalu, Wystawca zostanie obciążony karą w wysokości 20% kosztów wynajmu stoiska oraz wypożyczenia każdego elementu wyposażenia stoiska zgodnie z cennikiem stoisk.
- Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Współwystawcy) jedynie za uprzednią pisemną zgodą Organizatora. W przypadku naruszenia niniejszego postanowienia, Organizator będzie mógł nałożyć na Wystawcę karę umowną w wysokości do 100% wartości netto wynikającej z umowy lub nakazać usunięcie stoiska Współwystawcy bez zwrotu kosztów.
- Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoich Współwystawców.
- Współwystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Festiwalu.
- Wystawca może – w obrębie stoiska oraz na terenie Festiwalu – odtwarzać publicznie utwory objęte ochroną praw autorskich jedynie w sposób zgodny z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1062). Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania bądź zaniechania Wystawcy skutkujące w powyżej wskazanym zakresie naruszeniem praw autorskich osób trzecich.
- W trakcie Festiwalu Stoiska powinny być dostępne dla uczestników, a okresowe zamknięcie Stoiska wymaga uprzedniej zgody Organizatora. Z uwagi na bezpieczeństwo innych Wystawców oraz uczestników, a także potrzebę zachowania dobrego imienia Wystawcy i Organizatora nie dopuszcza się likwidacji Stoiska w czasie trwania Targów.
- Przestrzeń wystawienniczą Organizator zobowiązuje się udostępnić Wystawcom w godzinach zgodnych z załącznikiem: Harmonogram Dostępności Przestrzeni Wystawienniczej.
- Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminów udostępnienia powierzchni wystawienniczej Wystawcom po uprzednim poinformowaniu drogą mailową.
- W trakcie trwania Festiwalu przestrzeń wystawiennicza będzie dostępna dla uczestników Festiwalu w godzinach zgodnych z załącznikiem: Harmonogram Dostępności Przestrzeni Wystawienniczej.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności przestrzeni wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk.
- Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu wokół niego pustych opakowań, odpadów oraz towaru który mogłyby zagrozić płynności ruchu przed otwarciem przestrzeni dla Uczestników.
- Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetyki stoiska oraz terenu wokół niego w godzinach dostępności dla Uczestników.
- W przypadku zidentyfikowania przez Organizatora sprzedaży asortymentu nie będącego rękodziełem na stoisku wynajętym jako stoisko artystyczne, Organizator może nakazać usunięcie niedostosowanego asortymentu ze stoiska lub naliczyć karę w wysokości 100% wartości stoiska artystycznego wynajętego przez Wystawcę.
§4 Warunki i terminy wpłat
- Wystawca zobowiązuje się do opłacenia ceny stoiska zgodnie z terminem podanym w potwierdzeniu rezerwacji przestrzeni wystawienniczej, jednak nie później niż do dnia 05.12.2022 r.
- W przypadku rezygnacji przez Wystawcę z wynajętej przestrzeni wystawienniczej opłata za stoisko uiszczona przez wystawcę zostanie zwrócona w wysokości:
- 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 30.11.2022 r.
- 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 05.12.2022 r.
- Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z brakiem zwrotu kwot, o których mowa w poprzednim punkcie. W przypadku, gdy wystawca zrezygnował z wynajmu przestrzeni przed uiszczeniem opłaty za stoisko, zobowiązany jest uiścić kwotę w wysokości:
- 50% wartości opłaty za stoisko, jeżeli rezygnacja nastąpi do dnia 04.12.2022 r. włącznie
- 100% wartości opłaty za stoisko, jeżeli rezygnacja nastąpi po 04.12.2022 r.
- Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Festiwalu będą realizowane w terminie do 30 dni od daty zakończenia Festiwalu.
- W przypadku odwołania Festiwalu Organizator zapewnia automatyczny zwrot opłat uiszczonych przez Wystawców w terminie 30 dni od daty odwołania.
- W przypadku zmiany terminu lub lokalizacji Festiwalu Wystawca jest zobowiązany do zgłoszenia żądania zwrotu uiszczonej opłaty za stoisko w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia tej zmiany. Brak takiego zgłoszenia oznacza, iż Wystawca wyraża wolę udziału w Festiwalu w nowym terminie bądź lokalizacji.
- W przypadku zwrotu opłaty zostanie ona zwrócona na rachunek bankowy, z którego została uiszczona, chyba, że Wystawca w zgłoszeniu zwrotu poda inny rachunek bankowy.
- Organizator nie zwraca innych kosztów poniesionych przez Wystawcę w związku odwołaniem bądź zmianą czasu lub miejsca Festiwalu.
- Wszystkie stoiska niezgłoszone i nieuzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska.
§5 Bilety wystawiennicze
- Wystawca otrzyma bilety wystawiennicze zakupione wraz ze stoiskiem podczas akredytacji wystawców na Festiwalu.
- Bilety wystawiennicze przeznaczone są wyłącznie dla obsługi stoiska, nie mogą być przekazywane osobom nie pracującym na stoisku ani sprzedawane.
- Wystawcy przysługuje pula darmowych biletów wystawienniczych zależna od ilości wynajętych modułów. Informacja o ilości przynależnych biletów wystawienniczych znajduje się w załączniku Bilety Wystawiennicze.
- W przypadku stoisk większych niż 10 modułów ilość darmowych biletów ustalana jest indywidualnie z Wystawcą.
§6 Reklama
- Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie: rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki związane ze stoiskiem wystawcy.
- Umieszczanie reklam innych festiwali, targów i wydarzeń związanych z tematyką Festiwalu dozwolone są jedynie za wcześniejszą zgodą Organizatora. Umieszczenie reklam bez wcześniejszej zgody Organizatora będzie skutkowało natychmiastowym usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu bez możliwości zwrotu kosztów stoiska.
- Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem będzie skutkowało natychmiastowym usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu, bez zwrotu kosztów.
- Umieszczanie nazwy Festiwalu bądź jej części, jak również umieszczanie logo Festiwalu bądź jego części na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora.
§7 Przesyłki
- O wszystkich przesyłkach należy poinformować Organizatora drogą mailową do dnia 05.12.2022 r.
- Przesyłki należy przesyłać na adres wskazany drogą mailową przez Organizatora w terminie doręczenia od 8.12.2022 r.
- Organizator nie odpowiada za przesyłki Wystawcy przesłane na inny adres korespondencyjny niż wskazany przez Organizatora.
- Wystawca jest zobowiązany opisać wszystkie paczki tak aby nie było wątpliwości kto jest jej właścicielem.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za paczki nieodebrane w terminie.
§8 Postanowienia końcowe
- Powyższy Regulamin może ulec zmianie do dnia 05.12.2022 r. Organizator zobowiązuje się do poinformowania mailowo Wystawców o zmianie Regulaminu.
- Wystawca może kierować wszelkie pytania drogą mailową na adres wystawcy@funcube.pl
- Sprzedaż towarów i usług przez Wystawcę w trakcie Festiwalu podlega ewidencji zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi danego Wystawcę i wyłącznie Wystawca odpowiada za ich przestrzeganie. Ewentualny obowiązek zapewnienia kasy fiskalnej ciąży na Wystawcy.
- Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 29 października 2022 r.
Załącznik: Bilety Wystawiennicze
Ilość darmowych biletów wystawienniczych przysługujących w zależności od wynajętej ilości ławek
| Ilość ławek | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Ilość biletów | 1 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 |
Załącznik: Harmonogram Dostępności Przestrzeni Wystawienniczej
Przestrzeń wystawiennicza dzieli się na 3 strefy pod względem dostępności
- A – Sala Gimnastyczna
- B – Bieżnia
- C – Ciągi Komunikacyjne Szkoły
- D – Strefa Gastronomiczna
Dostępność stref dla wystawców:
- A – piątek 21:00-24:00, sobota 06:00-24:00, niedziela 7:00-17:00
- B – piątek 21:00-24:00 – sobota 06:00-24:00, niedziela 7:00-17:00
- C – piątek 21:00-24:00, sobota 06:00– niedziela 17:00
- D – piątek 21:00-24:00, sobota 06:00-24:00, niedziela 7:00-17:00
Dostępność stref dla odwiedzających:
- A – sobota 8:00-23:00, niedziela 8:00-15:00
- B – sobota 8:00-23:00, niedziela 8:00-15:00
- C – sobota 8:00 – niedziela 15:00
- D – sobota 8:00-23:00, niedziela 8:00-15:00