Regulamin wystawców

Regulamin Wystawców Festiwalu Xmascon 2022

§1  Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin wraz z Załącznikami i Zgłoszeniem Wystawcy Xmascon 2022 stanowi umowę udziału w Festiwalu.
  2. Regulamin jest wydany przez organizatora Festiwalu Xmasscon 2022 (zwanym dalej: „Festiwalem”), tj. przez spółkę: RYUCON Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Biskupa Piotra Tomickiego 24/84, wpisaną do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie pod numerem KRS: 0000954195, (zwaną dalej: „Organizatorem”).
  3. Festiwal odbędzie się w dniach 10-11.12.2022 r.
  4. Teren Festiwalu – obiekt, w którym organizowany jest Festiwal, tj. Sportowa Szkoła Podstawowa nr 91, Osiedle Handlowe 4, 31-935 Kraków. Miejsce może zostać zmienione z ważnych powodów i podane do publicznej wiadomości do dnia 09.12.2022 r.
  5. Zgłaszający – każdy podmiot, który w terminie od 29.10.2022 r do 25.11.2022 r. wysłał Zgłoszenie Wystawcy Xmascon 2022 (zwanym dalej: „Zgłoszeniem”).
  6. Wystawca – każdy podmiot, który po wysłaniu zgłoszenia otrzymał od Organizatora potwierdzenie wynajęcia stoiska na Festiwalu.
  7. Współwystawca – podmiot, który za wiedzą i zgodą Wystawcy oraz po rejestracji swojej obecności u Organizatora współużytkuje z Wystawcą stoisko targowe oraz prezentuje własne towary lub usługi przy pomocy własnego personelu.
  8. Stoisko – przestrzeń wystawiennicza wraz ze wszystkimi dodatkowymi elementami (np. ławki, krzesła, przedłużacze itp.) wynajętymi przez Wystawcę od Organizatora.
  9. Identyfikator – opaska, której wzór ustala Organizator, umieszczona na czas trwania Festiwalu na ciele Wystawcy w miejscu umożliwiającym kontrolę jej obecności, wydawana przy wejściu na Teren Festiwalu. Z Identyfikatora może korzystać tylko jedna osoba, zakazane jest odstępowanie Identyfikatora bez zgody Organizatora. Uszkodzenie lub zerwanie Identyfikatora należy natychmiast zgłosić Organizatorowi, aby został wymieniony na nowy.

§2  Zgłoszenia

  1. Zgłoszenia Wystawców prowadzone są przez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej Festiwalu.
  2. Wysłanie zgłoszenia Stoiska jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
  3. Potwierdzenie przyjęcia Stoiska na Festiwalu następuje poprzez przesłanie przez Organizatora informacji potwierdzającej w formie maila na adres podany przez Zgłaszającego nie później niż do 27.11.2022 r.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy potwierdzenia zgłoszenia lub wynajęcia przestrzeni wystawienniczej bez podania przyczyny.
  5. Zgłaszający w Zgłoszeniu może wybrać dowolną ilość modułów wystawienniczych oraz zadeklarować chęć wynajęcia dodatkowych elementów wyposażenia, dodatkowych biletów wystawienniczych lub usług (w tym podpięcie stoiska do prądu) zgodnie z cennikiem.
  6. Zgłaszający może wynająć moduły artystyczne tylko w przypadku gdy cały asortyment Wystawcy może być zakwalifikowany jako rękodzieło m.in. oryginalne grafiki i ilustracje, przedmioty wytwarzane własnoręcznie oraz artystyczna działalność usługowa jak np. tatuowanie.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zastosowania rabatu na wynajmowane powierzchnie, wyposażenie, oraz usługi po indywidualnych ustaleniach z Wystawcą.

§3 Stoiska i przestrzeń wystawiennicza

  1. Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.
  2. Decyzję o rozmieszczeniu stoiska podejmuje organizator. Zmiana miejsca możliwa jest wyłącznie, jeśli Organizator wyrazi na to zgodę.
  3. Wystawca zobowiązuje się do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony, i nie narusza praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1062 ze zm.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz.U. z 2021 r. poz. 324 ze zm.). W razie naruszenia praw, o których mowa wyżej, Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich.
  4. Zabroniona jest sprzedaż:
    a. broni w rozumieniu obowiązującej ustawy z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji (Dz.U. z 2020 r. poz. 284)
    b. amunicji do wyżej wymienionych;
    c. broni białej z wyjątkiem przedmiotów posiadających stępione krawędzie tj. noży, egzemplarzy broni białej, treningowej i replik broni improwizowanej, pod warunkiem, że są one przenoszone w sposób niestwarzający zagrożenia dla innych uczestników;
    d. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych;
    e. substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych.
    f. alkoholu oraz środków psychoaktywnych
  5. Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia oraz naruszających punkt 4 Regulaminu Wystawców, a także nawołujących do nienawiści lub popełnienia przestępstwa.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub przez elementy wyposażenia będące częścią stoiska Wystawcy.
  7. Wystawca ma prawo rozstawić własną zabudowę po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu w Zgłoszeniu i zatwierdzeniu projektu zabudowy przez Organizatora nie później niż do 27.11.2022 r.
  8. Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 888). Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników Festiwalu ani właściwych organów.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). W związku z tym Wystawca zobowiązany jest podpisać z Organizatorem protokół przyjęcia oraz zdania stoiska.
  10. W przypadku niepodpisania protokołu zdawczego stoiska przed wyjazdem z Festiwalu, Wystawca zostanie obciążony karą w wysokości 20% kosztów wynajmu stoiska oraz wypożyczenia każdego elementu wyposażenia stoiska zgodnie z cennikiem stoisk.
  11. Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Współwystawcy) jedynie za uprzednią pisemną zgodą Organizatora. W przypadku naruszenia niniejszego postanowienia, Organizator będzie mógł nałożyć na Wystawcę karę umowną w wysokości do 100% wartości netto wynikającej z umowy lub nakazać usunięcie stoiska Współwystawcy bez zwrotu kosztów.
  12. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoich Współwystawców.
  13. Współwystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Festiwalu.
  14. Wystawca może – w obrębie stoiska oraz na terenie Festiwalu – odtwarzać publicznie utwory objęte ochroną praw autorskich jedynie w sposób zgodny z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1062). Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania bądź zaniechania Wystawcy skutkujące w powyżej wskazanym zakresie naruszeniem praw autorskich osób trzecich.
  15. W trakcie Festiwalu Stoiska powinny być dostępne dla uczestników, a okresowe zamknięcie Stoiska wymaga uprzedniej zgody Organizatora. Z uwagi na bezpieczeństwo innych Wystawców oraz uczestników, a także potrzebę zachowania dobrego imienia Wystawcy i Organizatora nie dopuszcza się likwidacji Stoiska w czasie trwania Targów.
  16. Przestrzeń wystawienniczą Organizator zobowiązuje się udostępnić Wystawcom w godzinach zgodnych z załącznikiem: Harmonogram Dostępności Przestrzeni Wystawienniczej.
  17. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminów udostępnienia powierzchni wystawienniczej Wystawcom po uprzednim poinformowaniu drogą mailową.
  18. W trakcie trwania Festiwalu przestrzeń wystawiennicza będzie dostępna dla uczestników Festiwalu w godzinach zgodnych z załącznikiem: Harmonogram Dostępności Przestrzeni Wystawienniczej.
  19. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności przestrzeni wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową.
  20. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach.
  21. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk.
  22. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu wokół niego pustych opakowań, odpadów oraz towaru który mogłyby zagrozić płynności ruchu przed otwarciem przestrzeni dla Uczestników.
  23. Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetyki stoiska oraz terenu wokół niego w godzinach dostępności dla Uczestników. 
  24. W przypadku zidentyfikowania przez Organizatora sprzedaży asortymentu nie będącego rękodziełem na stoisku wynajętym jako stoisko artystyczne, Organizator może nakazać usunięcie niedostosowanego asortymentu ze stoiska lub naliczyć karę w wysokości 100% wartości stoiska artystycznego wynajętego przez Wystawcę.

§4 Warunki i terminy wpłat

  1. Wystawca zobowiązuje się do opłacenia ceny stoiska zgodnie z terminem podanym w potwierdzeniu rezerwacji przestrzeni wystawienniczej, jednak nie później niż do dnia 05.12.2022 r.
  2. W przypadku rezygnacji przez Wystawcę z wynajętej przestrzeni wystawienniczej opłata za stoisko uiszczona przez wystawcę zostanie zwrócona w wysokości:
    • 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 30.11.2022 r.
    • 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 05.12.2022 r.
  3. Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z brakiem zwrotu kwot, o których mowa w poprzednim punkcie. W przypadku, gdy wystawca zrezygnował z wynajmu przestrzeni przed uiszczeniem opłaty za stoisko, zobowiązany jest uiścić kwotę w wysokości:
    • 50% wartości opłaty za stoisko, jeżeli rezygnacja nastąpi do dnia 04.12.2022 r. włącznie
    • 100% wartości opłaty za stoisko, jeżeli rezygnacja nastąpi po 04.12.2022 r.
  4. Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Festiwalu będą realizowane w terminie do 30 dni od daty zakończenia Festiwalu.
  5. W przypadku odwołania Festiwalu Organizator zapewnia automatyczny zwrot opłat uiszczonych przez Wystawców w terminie 30 dni od daty odwołania.
  6. W przypadku zmiany terminu lub lokalizacji Festiwalu Wystawca jest zobowiązany do zgłoszenia żądania zwrotu uiszczonej opłaty za stoisko w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia tej zmiany. Brak takiego zgłoszenia oznacza, iż Wystawca wyraża wolę udziału w Festiwalu w nowym terminie bądź lokalizacji.
  7. W przypadku zwrotu opłaty zostanie ona zwrócona na rachunek bankowy, z którego została uiszczona, chyba, że Wystawca w zgłoszeniu zwrotu poda inny rachunek bankowy.
  8. Organizator nie zwraca innych kosztów poniesionych przez Wystawcę w związku odwołaniem bądź zmianą czasu lub miejsca Festiwalu. 
  9. Wszystkie stoiska niezgłoszone i nieuzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska.

§5 Bilety wystawiennicze

  1. Wystawca otrzyma bilety wystawiennicze zakupione wraz ze stoiskiem podczas akredytacji wystawców na Festiwalu.
  2. Bilety wystawiennicze przeznaczone są wyłącznie dla obsługi stoiska, nie mogą być przekazywane osobom nie pracującym na stoisku ani sprzedawane.
  3. Wystawcy przysługuje pula darmowych biletów wystawienniczych zależna od ilości wynajętych modułów. Informacja o ilości przynależnych biletów wystawienniczych znajduje się w załączniku Bilety Wystawiennicze.
  4. W przypadku stoisk większych niż 10 modułów ilość darmowych biletów ustalana jest indywidualnie z Wystawcą.

§6 Reklama

  1. Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie: rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki związane ze stoiskiem wystawcy.
  2. Umieszczanie reklam innych festiwali, targów i wydarzeń związanych z tematyką Festiwalu dozwolone są jedynie za wcześniejszą zgodą Organizatora. Umieszczenie reklam bez wcześniejszej zgody Organizatora będzie skutkowało natychmiastowym usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu bez możliwości zwrotu kosztów stoiska.
  3. Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem będzie skutkowało natychmiastowym usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu, bez zwrotu kosztów.
  4. Umieszczanie nazwy Festiwalu bądź jej części, jak również umieszczanie logo Festiwalu bądź jego części na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora.

§7 Przesyłki

  1. O wszystkich przesyłkach należy poinformować Organizatora drogą mailową do dnia 05.12.2022 r. 
  2. Przesyłki należy przesyłać na adres wskazany drogą mailową przez Organizatora w terminie doręczenia od 8.12.2022 r.
  3. Organizator nie odpowiada za przesyłki Wystawcy przesłane na inny adres korespondencyjny niż wskazany przez Organizatora.
  4. Wystawca jest zobowiązany opisać wszystkie paczki tak aby nie było wątpliwości kto jest jej właścicielem.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za paczki nieodebrane w terminie.

§8 Postanowienia końcowe

  1. Powyższy Regulamin może ulec zmianie do dnia 05.12.2022 r. Organizator zobowiązuje się do poinformowania mailowo Wystawców o zmianie Regulaminu.
  2. Wystawca może kierować wszelkie pytania drogą mailową na adres wystawcy@funcube.pl
  3. Sprzedaż towarów i usług przez Wystawcę w trakcie Festiwalu podlega ewidencji zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi danego Wystawcę i wyłącznie Wystawca odpowiada za ich przestrzeganie. Ewentualny obowiązek zapewnienia kasy fiskalnej ciąży na Wystawcy.
  4. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 29 października 2022 r.

Załącznik: Bilety Wystawiennicze

Ilość darmowych biletów wystawienniczych przysługujących w zależności od wynajętej ilości ławek

Ilość ławek12345678910
Ilość biletów1222334455

Załącznik: Harmonogram Dostępności Przestrzeni Wystawienniczej

Przestrzeń wystawiennicza dzieli się na 3 strefy pod względem dostępności

  • A – Sala Gimnastyczna
  • B – Bieżnia
  • C – Ciągi Komunikacyjne Szkoły
  • D – Strefa Gastronomiczna

Dostępność stref dla wystawców:

  • A – piątek 21:00-24:00, sobota 06:00-24:00, niedziela 7:00-17:00
  • B – piątek 21:00-24:00 – sobota 06:00-24:00, niedziela 7:00-17:00
  • C – piątek 21:00-24:00, sobota 06:00– niedziela 17:00
  • D – piątek 21:00-24:00, sobota 06:00-24:00, niedziela 7:00-17:00

Dostępność stref dla odwiedzających:

  • A – sobota 8:00-23:00, niedziela 8:00-15:00
  • B – sobota 8:00-23:00, niedziela 8:00-15:00
  • C – sobota 8:00 – niedziela 15:00
  • D – sobota 8:00-23:00, niedziela 8:00-15:00