Regulamin Festiwalu Xmascon 2023

§1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin tyczy się Festiwalu kultury i popkultury japońskiej Xmascon 2023, odbywającego się w dniach 2 – 3 grudnia 2023 r. w Szkole Podstawowej nr 91 w Krakowie – zwanego dalej festiwalem. Regulamin zostaje określony pomiędzy: RYUCON SP. Z O. O. – wpisanym do KRS pod numerem NIP 6751761464, będącym organizatorem festiwalu, odpowiedzialnym za egzekwowanie przestrzegania Regulaminu, a uczestnikiem festiwalu, określonym w punkcie 2 §1.
  2. Uczestnikiem festiwalu jest każda osoba, która:
    • nabyła bilet wstępu na festiwal na warunkach określonych w §2
    • jest Wystawcą – na warunkach określonych w §3
    • jest twórcą atrakcji, zatwierdzonym w procesie zbierania atrakcji
    • jest osobą zaproszoną przez RYUCON SP. Z O. O.
  3. Każda osoba przebywająca na terenie festiwalu, podczas jego trwania zobowiązana jest stosować się do postanowień niniejszego Regulaminu.

§2. Uczestnictwo w festiwalu

  1. Na terenie festiwalu może przebywać każda osoba, która jest uczestnikiem festiwalu określonym w punkcie 2 §1, a także organizatorzy oraz służby czuwające nad bezpieczeństwem
  2. O warunkach i cenach nabycia biletów poinformujemy we wrześniu 2023
  3. Dzieci do 6 roku życia mogą wejść na teren festiwalu za darmo.
  4. Ilość biletów każdego rodzaju jest ograniczona.
  5. Należność za bilet określoną w punkcie 2a) oraz 2b) §2 należy wpłacić na konto bankowe, którego numer podany jest w systemie rezerwacji, w terminie do siedmiu dni od daty dokonania rezerwacji. Zezwala się na uiszczanie opłat w imieniu osób trzecich.
  6. Harmonogram przedsprzedaży oraz sprzedaży biletów zostanie udostępniony we wrześniu 2023
  7. Nie ma możliwości zrezygnowania z zakupionego biletu, ani otrzymania za niego zwrotu kosztów.
  8. Osoby niepełnoletnie zobligowane są do dostarczenia pisemnej zgody rodziców lub opiekunów prawnych na udział w festiwalu. Dokument ten powinien zawierać następujące dane: imię i nazwisko osoby niepełnoletniej oraz rodzica lub opiekuna prawnego, data i miejsce festiwalu, telefon kontaktowy rodzica lub opiekuna prawnego. Wzór zgody można znaleźć na stronie internetowej festiwalu.
  9. Każdy Uczestnik festiwalu otrzymuje od RYUCON SP. Z O. O. identyfikator oraz opaskę na rękę, które ma obowiązek nosić w widocznym miejscu podczas trwania festiwalu.
  10. Zabrania się jakiegokolwiek udostępniania identyfikatora i/lub opaski na rękę osobom trzecim.
  11. Osoby bez identyfikatorów i/lub opaski na ręce, z widocznymi śladami próby odklejenia opaski lub z przeklejoną opaską na ręce będą usuwane z terenu festiwalu.
  12. Zgubienie identyfikatora i/lub opaski na rękę należy jak najszybciej zgłosić na akredytacji konwentu. Istnieje możliwość zakupienia nowego identyfikatora i/lub opaski, w cenie określanej indywidualnie, ale nie wyższej niż cena biletu sprzedawanego na miejscu.
  13. Biorąc udział w festiwalu uczestnik zgadza się na publikowanie wizerunku w mediach społecznościowych.

§3. Wystawcy

  1. Wystawca to każda osoba, która za wiedzą i zgodą oraz po rejestracji swojej obecności u Organizatora obsługuje stoisko targowe.
  2. Warunki zostania wystawcą są szczegółowo określone w Regulaminie Wystawców dostępnym na http://xmascon.pl

§4. Prawa i obowiązki Uczestnika festiwalu

  1. Uczestnicy są zobowiązani do kulturalnego zachowywania się w czasie trwania festiwalu na jego terenie.
  2. Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, oraz do udzielenia pomocy osobom jej potrzebującym. W razie jakiegokolwiek niebezpieczeństwa grożącego zdrowiu, życiu lub mieniu osób przebywających w czasie trwania festiwalu na jego terenie, Uczestnicy festiwalu są zobowiązani do natychmiastowego powiadomienia o tym fakcie organizatorów lub ochrony.
  3. Uczestnicy festiwalu są zobowiązani do wypełniania zaleceń organizatorów, helperów i pracowników Ochrony.
  4. Wszystkim osobom przebywającym na terenie festiwalu zabrania się wnoszenia na teren festiwalu i używania, a także zażywania przedmiotów i środków mogących stwarzać niebezpieczeństwo dla innych osób, a w szczególności:
    1. środków odurzających oraz narkotyków,
    2. wszelkiej broni, włącznie z bronią ćwiczebną (punkt ten nie dotyczy pokazów, LAPRów oraz konkursu Cosplay. Jednak każdy taki przedmiot wymaga zgłoszenia go Organizatorowi),
    3. łatwopalnych, trujących oraz promieniotwórczych środków chemicznych,
    4. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych,
    5. środków obrony osobistej jak gaz pieprzowy, paralizatory elektryczne, pałki policyjne i teleskopowe.
  5. Wszystkim osobom przebywającym na terenie festiwalu zabrania się wnoszenia na teren festiwalu napojów alkoholowych.
  6. Na festiwalu istnieje absolutny zakaz spożywania napojów alkoholowych oraz innych środków psychoaktywnych, oraz przebywania pod wpływem wyżej wymienionych.
  7. Uczestnicy festiwalu mają obowiązek dbać o czystość i porządek na terenie festiwalu.
  8. Zabrania się niszczenia jakiegokolwiek mienia. Za spowodowane szkody materialnie odpowiada ich sprawca.
  9. Na terenie festiwalu obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu poza specjalnie wyznaczonymi do tego celu miejscami.
  10. Uczestnik ma obowiązek okazać dokument tożsamości na prośbę organizatora, w celu zweryfikowania osoby, zarówno na akredytacji jak i na samym festiwalu. W przypadku odmowy, uczestnik może zostać usunięty z terenu wydarzenia

§5. Prawa i obowiązki RYUCON SP. Z O. O.

  1. RYUCON SP. Z O. O. zobowiązuje się do zapewnienia uczestnikom festiwalu atrakcji, określonych w programie imprezy, dostępnym na stronie http://xmascon.pl przed rozpoczęciem konwentu.
  2. RYUCON SP. Z O. O. zobowiązuje się do aktualizowania programu atrakcji na stronie internetowej w możliwie najkrótszym czasie od wprowadzenia do niego zmian.
  3. RYUCON SP. Z O. O. nie przyjmuje odpowiedzialności za części atrakcji, które się nie odbyły z przyczyn niezależnych od RYUCON SP. Z O. O., w szczególności takich jak: nieobecność lub nieprzygotowanie prelegenta, lub problemy techniczne ze sprzętem do niego należącym.
  4. RYUCON SP. Z O. O. zapewnia Uczestnikom konwentu ochronę oraz Punkt Pierwszej Pomocy podczas trwania festiwalu.
  5. RYUCON SP. Z O. O. nie zapewnia Uczestnikom festiwalu ubezpieczenia zdrowotnego. Uczestnicy mogą nabyć ubezpieczenie we własnym zakresie.
  6. RYUCON SP. Z O. O. nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne zdarzenia losowe, skutkujące utratą zdrowia lub życia.
  7. RYUCON SP. Z O. O. nie przyjmuje odpowiedzialności finansowej za rzeczy Uczestników pozostawione bez opieki.
  8. RYUCON SP. Z O. O. ma prawo odwołania konwentu, zmiany daty i/lub miejsca festiwalu, bez wcześniejszego uprzedzenia oraz podania powodu, z przyczyn, za które nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności: ogłoszenie żałoby narodowej, choroba, niedyspozycja lub inna pozostająca poza odpowiedzialnością RYUCON SP. Z O. O. obiektywna przyczyna uniemożliwiająca organizację festiwalu. W takim przypadku posiadaczowi biletu przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
  9. RYUCON SP. Z O. O. zastrzega sobie prawo do odmówienia sprzedaży biletu i wstępu na festiwal bez podawania powodu dowolnej osobie, w szczególności osobom zagrażającym bezpieczeństwu uczestników, osobom nietrzeźwym, osobom pod wpływem środków odurzających, osobom zagrażającym dobremu imieniu Organizatorów, Współorganizatorów lub Gości konwentu.
  10. Pracownicy Ochrony, za zgodą RYUCON SP. Z O. O., mają prawo rewidować rzeczy Uczestników konwentu w celu zapobieżenia lub wykrycia naruszeń regulaminu.
  11. RYUCON SP. Z O. O. ma prawo usunąć z terenu festiwalu osoby naruszające postanowienia Regulaminu. Osobom takim nie przysługuje zwrot kosztów biletu. W przypadku osób niepełnoletnich powiadamiani są rodzice lub opiekunowie prawni.

§6. Reklama na festiwalu Xmascon 2023

  1. Paragraf §6 niniejszego regulaminu stosuje się do wszystkich osób przebywających na terenie festiwalu.
  2. Na festiwalu dozwolona jest reklama (w tym innych wydarzeń, stowarzyszeń, grup organizacyjnych, sklepów, platform społecznościowych itp.) tylko za wcześniejszą mailową zgodą organizatora i jedynie w przestrzeniach wskazanych przez organizatora.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do wyrażenia pisemnej zgody na reklamę dowolnemu podmiotowi w dowolnym momencie.
  4. Treść reklamy musi być zgodna z przepisami prawa, nie może zawierać treści obraźliwych, wskazujących na dyskryminację, oraz niezgodnych z przyjętymi normami społecznymi
  5. Organizator nie odpowiada za treści reklam zamieszczanych przez podmioty trzecie.
  6. Wystawcy mają prawo do reklamy produktów i sklepów bezpośrednio związanych z ich działalnością, pod warunkiem, że nie jest to działalność konkurencyjna z działalnością Organizatora
  7. Za reklamę na festiwalu w dowolnej formie (ulotki, plakaty, akcje marketingowe itp.) bez mailowej bądź pisemnej zgody organizatora, organizator egzekwował będzie należność zgodną z cennikiem reklamy, jednak nie mniejszą niż 3000 zł.
  8. Osoby umieszczające reklamę na terenie festiwalu bez zgody Organizatora mogą zostać natychmiastowo usunięte z terenu festiwalu bez zwrotu kosztów.

§7. Postanowienia końcowe

  1. RYUCON SP. Z O. O. zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie bez konieczności wcześniejszego informowania o tym uczestników. Aktualna wersja Regulaminu tuż po wprowadzeniu zmian będzie publikowana na stronie internetowej konwentu pod adresem http://xmascon.pl.
  2. Zakupienie biletu przez Uczestnika festiwalu jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
  3. W sprawach nie uregulowanych niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje RYUCON SP. Z O. O., kierując się dobrem Uczestników w oparciu o Kodeks Cywilny.
  4. Nie zapoznanie się z regulaminem nie zwalnia Uczestnika z jego przestrzegania.